La planification de plusieurs projets à la fois et le suivi de leur avancement n’est pas simple à faire. En effet, la gestion de chacun d’eux nécessite des informations précises, des ressources indispensables et un budget déterminé. Cependant, ces infos sont éparpillées dans plusieurs fichiers de votre serveur, sur des documents papiers ainsi que dans vos e-mails. Ce qui rend votre mission très complexe et vous fait perdre un temps précieux à la recherche d’éléments pour chaque projet. Afin d’éviter tout cela, une solution informatique et technologique peut être citée : le logiciel de gestion de projet. C’est un outil qui a révolutionné le monde de l’entreprise et grâce à internet, il en existe des milliers. Il faudra donc trouver celui qui correspondra à vos besoins et à vos différents projets.
Le logiciel de gestion de projet
Les applications et les outils qui permettent de rendre notre vie plus simple sont très nombreux. En effet, grâce à eux, les groupes de travail ont pu optimiser leur efficacité et leur productivité. Ce qui a permis de faire un gain de temps et d’argent impressionnant. Pour ce qui est du logiciel de gestion de projet en particulier, son nom à lui seul devrait vous mettre la puce à l’oreille. Il a pour principales missions :
- L’amélioration du travail de groupe ;
- L’optimisation de la durée de travail de chaque membre ;
- L’encouragement des échanges ;
- Simplifier la programmation des tâches.
De ce fait, il peut être qualifié d’outil collaboratif et également plurivalent. D’ailleurs, un logiciel de gestion de projet apporte une aide inestimable au chef de projet. Il l’aide à mettre en place les procédures les plus importantes d’un projet, de connaître la progression de chaque étape et de chaque équipe et d’avoir une optique générale sur tous ses projets. En somme, grâce au logiciel de gestion de projet, le chef de projet pourra réussir tous ses projets dans les délais impartis et sans dépasser le budget alloué.
Les caractéristiques d’un logiciel de gestion de projet
De nos jours, la gestion de projet peut se faire de différentes manières. En effet, les entreprises ont un choix énorme en termes de solutions de planification. Il sera donc indispensable de choisir votre logiciel en fonction de vos méthodes de :
- Pilotage ;
- Productivité ;
- Organisation.
Mais aussi selon les fonctionnalités dont vous avez besoin. Pour ce faire, un logiciel de gestion de projet doit détenir les fonctionnalités suivantes :
Une vision globale du projet
Le logiciel doit vous offrir une solution de gestion qui permet une vision précise et claire de l’avancement et la direction que prennent un ou plusieurs projets en cours.
Un calendrier
Un projet est avant tout une succession de tâches à planifier, de réunions, de dates limites, etc. La disponibilité d’un calendrier dans votre logiciel vous permettra d’être toujours au courant des évènements à venir. Il vous sera possible de programmer des rappels et des alertes pour ne rien oublier.
La gestion des ressources et des tâches
Pour ce faire, le logiciel vous permet de programmer chaque tâche avec le temps qui lui incombe, le nombre de personnes indispensables à son exécution et le budget et délais à ne pas dépasser.
Partage de fichiers
Il permet de rassembler tous les fichiers relatifs à vos projets dans une seule plateforme, où il vous sera possible de partager certains documents aux individus concernés.
Les modes d’hébergement pour un logiciel de gestion de projet
Les logiciels de gestion de projet peuvent être hébergés dans 2 modes différents :
Saas
Ici, le chef de projet ne détient pas le logiciel en lui-même, mais uniquement les services du logiciel. C’est-à-dire qu’un éditeur vous donne accès à son application via internet en contrepartie d’un abonnement.
On-Premise
Ici, le chef de projet détient les droits de licence. De ce fait, le logiciel est votre propriété.
