La technologie, et les avancées qui en découlent, octroient à chaque personne un gain de temps considérable et une facilité sans bornes pour l’exécution de diverses tâches quotidiennes. Parmi ces dernières, on retrouve la création d’une signature électronique. Ce procédé rend la signature de document plus facile, mais en plus de cela, il diminue considérablement le niveau de dysfonctionnement. Par conséquent, la signature électronique se présente comme une meilleure alternative que le manuscrit. Cependant, de nombreuses personnes ignorent comment s’y prendre pour en créer une. Dans cet article, on vous explique comment faire.
Définition de la signature électronique
Plusieurs personnes confondent la signature électronique avec le scanner. Il est indispensable de comprendre que scanner un document ayant une signature manuscrite ne rend pas cette dernière électronique. En effet, une signature électronique est une technique qui propose de dématérialiser la signature d’un individu sur différents documents disponible sous format numérique.
De ce fait, grâce à ce procédé, les utilisateurs n’auront plus à scanner ou à imprimer un document. Ces derniers n’auront qu’à cliquer sur leur ordinateur, PC, tablette ou smartphone pour joindre leur signature. En outre, des normes ont été mises en place pour tout outil proposant un service de signature électronique. Ces dernières sont répertoriées dans le eiDAS qui est le règlement européen lié à l’identification électronique. Grâce aux conditions qui y sont établies, l’utilisateur à la garantie de la fiabilité et de l’intégrité de :
- L’identité du parapheur (ou signataire) ;
- Document ;
- Consentement.
En d’autres termes, la valeur légale de la signature électronique est similaire à celle de la manuscrite.
Les types de signature électronique
Les signatures électroniques sont réparties en 3 grands niveaux :
La signature électronique simplifiée
De niveau 1, cette signature électronique a le plus petit niveau d’identification du parapheur et de sécurité.
La signature électronique avancée
De niveau 2, la validation de la signature ne peut se faire sans l’introduction d’une pièce d’identité.
La signature électronique qualifiée
De niveau 3, cette signature a un niveau d’authentification et de sûreté très élevé. En effet, un certificat est délivré lors de chaque signature, pour garantir l’identité du parapheur. Il faut savoir que le choix de l’un de ses niveaux dépendra principalement des transactions effectuées et du niveau d’importance des documents. Il va de soi que le prix augmente à chaque niveau.
Le processus de création d’une signature électronique
Tout document disponible numériquement peut être paraphé avec la signature électronique. Cela peut être des factures, un simple devis, un contrat bancaire ou de travail, etc. Par conséquent, une entreprise peut l’utiliser dans n’importe quel secteur (immobilier, juridique, RH, etc). Afin de l’utiliser, il est essentiel d’avoir un outil, comme DocuSign, à installer sur un support numérique. Il est essentiel de s’assurer que l’outil utilisé est conforme aux normes légales européennes. Le choix d’un outil dépend de plusieurs facteurs, à savoir :
- La compatibilité avec les appareils électroniques ;
- Les langues proposées ;
- Le type de suivie ;
- La valeur légale :
- Le niveau de sécurité.
Une fois que vous avez choisi un outil et que vous l’avez installé, il faudra créer le document qui doit être signé. Ce dernier doit absolument comprendre les coordonnées de chaque personne impliquée (nom, mail, téléphone). La dernière étape est la signature du contrat électroniquement. Pour ce faire, vous devrez envoyer un lien à toutes les personnes qui doivent le signer. Ce dernier est communiqué via un e-mail. Il faut savoir que certains outils proposent l’envoi de SMS par téléphone, pour les mettre au courant de la réception du document à signer.
Pour les signataires, ces derniers n’auront qu’à cliquer aux endroits indiqués et l’authentification sera validée. Il faut savoir que le logiciel les oblige à consulter l’entièreté du document pour pouvoir apposer leur signature. Grâce à cela, vous aurez la garantie d’avoir leur entier consentement.
