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Comment un prestataire peut-il chiffrer un projet que vous lui décrivez en une page ? Il ne le peut pas : il comble les trous avec ses propres hypothèses et vous facture l’écart. Un cahier des charges évite cela en fixant le besoin et le périmètre. Il liste aussi les livrables et le planning avant de définir la validation du résultat. Comptez une demi-journée de travail pour une première version exploitable, relecture comprise.
Définition : à quoi sert ce document
Un cahier des charges est le document par lequel le client formalise son besoin et les conditions de réalisation attendues d’un projet. Il sert de référence commune entre la maîtrise d’ouvrage (celui qui commande et décide) et la maîtrise d’œuvre (celui qui réalise). Ses rubriques deviennent ensuite les jalons du plan de gestion de projet.
Le texte vaut aussi comme pièce de consultation. Dans les marchés publics, le Code de la commande publique impose à l’acheteur de déterminer « la nature et l’étendue des besoins à satisfaire » avec précision avant le lancement de la consultation (article L2111-1). Un acheteur privé n’a pas cette obligation. Un appel d’offres envoyé à cinq agences avec un besoin flou produit pourtant cinq devis impossibles à comparer.
Cahier des charges fonctionnel ou technique : lequel écrire
Le cahier des charges fonctionnel décrit ce que le résultat doit faire. Le cahier des charges technique décrit comment il sera construit : langage, hébergement, architecture, normes.
Côté client, le fonctionnel est la bonne porte d’entrée. L’expression de besoin y est formulée en fonctions à remplir et en contraintes à respecter, sans imposer de solution. La norme NF EN 16271, en vigueur depuis février 2013, encadre cet exercice : elle fixe les exigences pour l’expression fonctionnelle du besoin et le cahier des charges fonctionnel. Elle remplace la norme NF X50-151 de septembre 2007 (fiche AFNOR).
Le volet technique revient en général au prestataire. Il y précise par exemple la version de PHP, la base de données, le niveau de sauvegarde ou le protocole de déploiement. Il le rédige à partir de votre fonctionnel et vous le soumet pour validation.
Une contrainte déjà imposée, comme un hébergeur sous contrat jusqu’en 2027 ou un CMS maison, va dans la rubrique contraintes du document fonctionnel. Exemple de formulation fonctionnelle : « le visiteur trouve le prix d’un produit en 2 clics depuis l’accueil ». Exemple de formulation technique : « catalogue de 400 produits importé depuis un fichier CSV encodé en UTF-8 ».
Les rubriques à remplir, dans l’ordre
Huit rubriques couvrent la quasi-totalité des projets. Écrivez-les dans cet ordre : chacune s’appuie sur la précédente.
- Contexte et expression de besoin. Qui vous êtes (secteur, taille, offre), pourquoi le projet existe et quel problème il règle. Nommez aussi le responsable côté client, avec son adresse e-mail et son numéro de téléphone. Il tranche les questions du prestataire sous 48 heures ouvrées : écrivez ce délai dans le document.
- Objectifs mesurables. Un chiffre de départ et une cible datée : taux d’événements clés lu dans GA4 (rapports d’acquisition), impressions lues dans la Search Console (Performances > Résultats de recherche), délai de traitement d’une commande. Un objectif sans valeur de départ ne se vérifie pas.
- Périmètre. Ce qui est inclus et ce qui est exclu, noir sur blanc. L’exclusion pèse autant que l’inclusion : « hors rédaction des contenus » évite une ligne de facture contestée.
- Exigences fonctionnelles. Une exigence par ligne, avec sa priorité (indispensable ou souhaitable) et son niveau attendu.
- Contraintes. Budget plafond, réglementation (RGPD, règlement UE 2016/679), outils existants, compatibilités, disponibilité des équipes.
- Livrables et planning. La liste des éléments remis (maquettes Figma, code source, audit SEO de départ, documentation, séance de formation de 2 heures) avec une date par jalon.
- Budget. Une enveloppe ou une fourchette. Un prestataire qui connaît l’enveloppe propose une solution à sa taille.
- Critères de sélection et de recette. Comment vous choisirez l’offre et comment vous accepterez le résultat. Ces deux rubriques sont détaillées plus bas.
Modèle de cahier des charges en tableau
Le modèle suit un cas simple : la refonte du site vitrine d’une PME de 12 salariés. Remplacez les valeurs d’exemple par les vôtres.
| Rubrique | Ce qu’on y écrit | Exemple de rédaction |
|---|---|---|
| Contexte | Activité, taille, raison du projet | PME de 12 salariés, site de 2019 non adapté au mobile |
| Objectif | Indicateur de départ, cible, échéance | Passer de 1,2 % à 2 % de conversion dans GA4 avant fin T2 |
| Périmètre inclus | Pages, fonctions, langues | 25 pages, formulaire de devis, version française |
| Périmètre exclu | Ce que le prestataire ne fait pas | Rédaction des textes, campagnes payantes |
| Exigences | Fonction, priorité, niveau attendu | Page produit chargée en moins de 2,5 s sur mobile (indispensable) |
| Contraintes | Budget, réglementation, existant | Hébergeur OVH sous contrat jusqu’en 2027, conformité RGPD |
| Livrables | Éléments remis et format | Maquettes Figma, site livré, guide d’administration en PDF |
| Planning | Jalons et dates | Maquettes validées en semaine 4, mise en ligne en semaine 12 |
| Budget | Enveloppe ou fourchette | Plafond de 15 000 € HT, tout compris |
| Recette | Délai de test et seuil d’acceptation | 10 jours ouvrés, zéro anomalie bloquante, procès-verbal signé |
Une ligne restée vague après relecture sera interprétée par le prestataire.
Choisir le prestataire : une grille annoncée d’avance
La plupart des guides s’arrêtent à la rédaction. Or le cahier des charges sert aussi à trancher entre des offres. Il doit donc le dire. Annoncez dans le document les critères de sélection et leur poids : prix, compréhension du besoin, références comparables, calendrier, conditions de maintenance. Une pondération de 40 % pour le prix et 60 % pour la valeur technique reste un choix à faire avant d’ouvrir les enveloppes.
Cette annonce change la qualité des réponses. Un prestataire qui sait que les références pèsent 20 % de la note en joint deux au lieu d’une. Elle protège aussi votre décision si un candidat écarté la conteste. Une agence SEO se compare sur des références vérifiables et un périmètre écrit : le guide de sélection des agences SEO détaille cette grille sur un cas concret. Le choix entre équipe interne et prestataire est traité dans l’article sur les agences web.
Recette : écrire le critère d’acceptation avant le démarrage
La recette est la phase où vous testez le livrable avant de le déclarer conforme. Sans critère écrit, « lent » pour vous est « rapide » pour le prestataire. Le cahier des charges fixe donc trois choses : qui teste, pendant combien de jours (10 jours ouvrés dans le modèle ci-dessus) et à quel seuil on accepte. Les anomalies se classent en bloquantes ou en mineures. Un procès-verbal de recette signé acte la liste des réserves.
Associez chaque exigence indispensable à un test vérifiable. Exemple : « le formulaire de devis envoie un e-mail en moins d’une minute » se contrôle avec un envoi réel. Une exigence sans test reste une intention.
Erreurs fréquentes
Quatre erreurs reviennent dans la plupart des dossiers ratés. Chacune a une parade simple.
La première erreur est d’imposer la solution au lieu de décrire le besoin. Écrire « un site sous WordPress avec tel thème » ferme la porte à une approche moins chère ou plus simple à maintenir. Décrivez la fonction.
La deuxième concerne le périmètre. Dans son rapport de 2013 sur la gestion de la complexité, le PMI relevait que 64 % des organisations dont le portefeuille compte surtout des projets très complexes citent l’ambiguïté comme leur caractéristique la plus déterminante, contre 44 % de celles qui ont peu de projets très complexes (Pulse of the Profession 2013). Un périmètre qui ne dit pas ce qui est exclu laisse cette ambiguïté s’installer.
Troisième erreur : confier la rédaction à une seule personne. Faites relire le document par un métier utilisateur et par la direction avant l’envoi. Dernière erreur : oublier le budget par peur de « donner un prix ». Les offres arrivent alors sans repère commun.
Questions fréquentes
Quelle différence entre un cahier des charges et un devis ?
Le cahier des charges exprime le besoin du client. Le devis est la réponse chiffrée du prestataire, qui s’appuie sur ce besoin. L’ordre compte : sans cahier des charges, chaque devis chiffre un projet différent.
Qui rédige le cahier des charges ?
Le client, car lui seul connaît son besoin. Il peut se faire aider par un assistant à maîtrise d’ouvrage ou par le prestataire pour la partie technique. Ce dernier ne doit pas écrire seul les exigences qu’il devra ensuite respecter.
Un cahier des charges est-il obligatoire ?
Dans la commande publique, la définition précise du besoin est une obligation (article L2111-1 du Code de la commande publique). Entre entreprises privées, aucun texte ne l’impose. Pour un projet à plusieurs milliers d’euros, le contrat gagne à l’annexer.
Faut-il un cahier des charges pour un petit projet ?
Oui, en version courte. Une page avec l’objectif, le périmètre, les exclusions, la date de livraison et le budget suffit pour une mission de quelques jours.
Votre expression de besoin tient-elle sur une page qu’un lecteur extérieur au projet comprend sans vous poser une seule question ?
