Un mail d’invitation est un e-mail envoyé à un ensemble de personnes pour les inviter à un événement, une soirée, une cérémonie, etc. L’objectif est simple : capter l’attention de l’invité et lui donner envie d’être présent le jour J.
Pour qu’un mail d’invitation claque, il doit être bien reçu et bien rédigé, avec un objet clair et attirant. Voici 10 astuces pour réussir un mail d’invitation.
Qu’est-ce qu’un mail d’invitation ?
Un mail d’invitation est envoyé à plusieurs destinataires pour les inviter à un événement professionnel, artistique, une conférence, un séminaire, un salon, etc. Ou tout simplement pour les inviter à rejoindre un site qui propose des services et des offres.
Ces e-mails ont une grande valeur pour promouvoir l’événement.
On distingue plusieurs types de mails d’invitation :
- l’invitation initiale à l’événement, le premier e-mail envoyé pour inciter les gens à y participer ;
- l’e-mail de confirmation, envoyé après réception de la réponse de l’invité, avec les détails sur l’événement ;
- l’e-mail de rappel, envoyé aux invités qui n’ont pas répondu à l’invitation ;
- l’e-mail de suivi, envoyé après la fin de l’événement pour recueillir les avis des participants.
10 conseils pour bien réussir un e-mail d’invitation qui claque
Un événement réussit quand les personnes invitées se présentent. Pour chaque événement, une catégorie de personnes est ciblée, et ces personnes reçoivent des invitations électroniques qui peuvent être consultées ou non. Voici 10 conseils pour un mail qui claque :
L’importance de l’objet
Il faut bien rédiger l’objet. Celui d’un e-mail d’invitation doit être attirant et captivant, et donner envie de lire la suite pour assister à l’événement. Quelques exemples fonctionnent bien selon le type d’événement : « Invitation : soirée de lancement le 14 mars », « [Prénom], une place vous attend pour notre webinaire » ou « Save the date : conférence annuelle, inscrivez-vous ». Ajouter le prénom du destinataire dans l’objet augmente le taux d’ouverture d’environ 29,3 %, selon une étude Radicati.
Le corps du mail
Le corps du mail comporte le contenu de l’invitation. Il doit rester clair, précis et aller droit au but sans noyer l’information sous du texte inutile.
Un e-mail clair
Toutes les informations nécessaires pour l’événement doivent figurer dans le corps du mail : le but de l’événement, son déroulement, les intervenants, etc.
Ne pas oublier les détails
Il faut bien mentionner clairement les détails de l’évènement comme l’heure, le lieu, la date, le programme, les coordonnées, etc.
L’importance des illustrations
Introduire des textes en image et des illustrations permet d’habiller l’e-mail et de faciliter le transfert de l’information. Des outils gratuits comme Canva ou des banques d’images comme Unsplash permettent de créer des visuels propres sans compétences en design.
Les liens externes
Créer des liens dans le mail vers le site de participation, vers un agenda, vers la formule d’inscription, permet une bonne promotion de l’évènement.
Un simple lien texte se perd facilement dans le corps du mail. Un bouton d’action bien visible, du type « Je m’inscris » ou « Réserver ma place », placé en haut de l’e-mail et répété plus bas, capte davantage l’attention qu’un lien noyé dans une phrase. Une couleur contrastée par rapport au reste du visuel aide le bouton à ressortir immédiatement, même sur un aperçu mobile.
Les badges de participation
Intégrer des badges de participation dans le mail pour les inviter donne un cachet unique à l’email.
Répéter l’envoi des mails
Multiplier le nombre d’envois des mails d’invitation offre plus de chances qu’il soit lu.
L’enregistrement automatique
On peut mettre des boutons pour valider la participation automatiquement. Des outils comme Doodle ou Eventbrite permettent de centraliser ces réponses et d’éviter les allers-retours par mail.
Le timing de l’envoi
L’e-mail d’invitation doit être envoyé plusieurs jours à l’avance. Pour un événement professionnel de type conférence ou séminaire, un délai de 3 à 5 semaines avant la date laisse le temps aux invités de s’organiser. Une relance ciblée vers les personnes qui n’ont pas répondu, quelques jours avant l’échéance, complète utilement le premier envoi.
L’objet d’un mail d’invitation qui claque
Pour un mail d’invitation, l’objet représente la partie la plus importante. Chaque Français reçoit en moyenne 35 e-mails par jour selon Médiametrie. Impossible de tous les lire.
On privilégie les plus récents et ceux dont l’objet intrigue le plus, quitte à laisser les autres de côté.
Pour un mail d’invitation qui claque, on doit suivre quelques astuces pour que l’objet soit intéressant :
- ajouter le nom ou le prénom du destinataire ;
- contenir entre 20 et 30 caractères ;
- éviter les mots catégorie spam : cadeau, gratuit, urgent, termes de marketing, etc.
- éviter l’utilisation des émoticônes dans l’objet ;
- rester simple et sans fautes d’orthographe.
