Un mail d’invitation est un e-mail envoyé à un ensemble de personnes pour les inviter à un événement, une soirée, une cérémonie, etc. Envoyer un e-mail d’invitation, capter l’attention de l’invité et l’inciter à être présent dans l’événement, tel est l’objectif.
Pour qu’un mail d’invitation claque, il faut qu’il soit bien reçu, bien rédigé avec un objet clair et attirant. Dans ce qui suit, on vous donne 10 astuces pour réussir un mail d’invitation.
Qu’est-ce qu’un mail d’invitation ?
Un mail d’invitation est un mail envoyé à plusieurs destinataires pour les inviter à un événement professionnel, artistique, une conférence, un séminaire, un salon, etc. Ou simplement les inviter à rejoindre un site qui propose des services et des offres.
Les e-mails d’invitation sont d’une grande valeur pour promouvoir l’événement.
On distingue plusieurs types de mails d’invitations :
- l’invitation initiale à l’événement, le premier e-mail d’invitation envoyé incitant les gens à participer à l’événement ;
- un e-mail de confirmation, un e-mail envoyé après avoir reçu la confirmation de participation de la part de l’invité, il comporte les détails sur l’événement ;
- un e-mail de rappel de l’événement envoyé aux invités qui n’ont pas répandu sur l’invitation ;
- un e-mail de suivi, envoyé après la fin de l’événement, pour solliciter les avis des participants sur le déroulement de l’événement.
10 conseils pour bien réussir un e-mail d’invitation qui claque
Un événement sera réussi si les personnes invitées se présentent, pour chaque événement, une catégorie de personnes est ciblée. Ces personnes vont recevoir des invitations électroniques par e-mail qui peuvent être consultées ou pas. Voici 10 conseils pour un mail qui claque :
L’importance de l’objet
Il faut bien rédiger l’objet. L’objet d’un e-mail d’invitation doit être attirant, captivant et doit donner envie de continuer et d’assister à l’événement.
Le corps du mail
Le corps du mail comporte le contenu de l’invitation, il doit être clair et précis.
Un e-mail clair
On doit introduire toutes les informations nécessaires pour l’événement dans le corps du mail, le but de l’événement, son déroulement, les intervenants, etc.
Ne pas oublier les détails
Il faut bien mentionner clairement les détails de l’évènement comme l’heure, le lieu, la date, le programme, les coordonnés, etc.
L’importance des illustrations
L’introduction des textes en image et illustration permet d’habiller l’e-mail et de faciliter le transfert de l’information.
Les liens externes
La création des liens dans le mail vers le site de participation, vers un agenda, vers la formule d’inscription, cela permet une bonne promotion de l’évènement.
Les badges de participation
L’intégration de badges de participation dans le mail pour les inviter donne un cachet unique à l’email.
Répéter l’envoi des mails
Multiplier le nombre d’envois des mails d’invitation, offre plus de chances qu’il soit lu.
L’enregistrement automatique
On peut mettre des boutons pour valider la participation automatiquement.
Le timing de l’envoi
L’e-mail d’invitation doit être envoyé plusieurs jours à l’avance.
L’objet d’un mail d’invitation qui claque
Pour un mail d’invitation, l’objet représente la partie la plus importante. Chaque jour nos boites de réception mail accepte des dizaines de mails, les consulter tous prend un peu de temps.
Généralement, on choisit les plus récents et les e-mails avec des objets les plus intéressants.
Pour un mail d’invitation qui claque, on doit suivre quelques astuces pour que l’objet soit intéressant :
- ajouter le nom ou le prénom du destinataire ;
- contenir entre 20 et 30 caractères ;
- éviter les mots catégorie spam : cadeau, gratuit, urgent, termes de marketing, etc.
- éviter l’utilisation des émoticônes dans l’objet ;
- être simple et ne comporte pas des fautes d’orthographe.
