Vous êtes responsable financier ou comptable et vous cherchez à optimiser la gestion des factures fournisseurs de votre entreprise ? Vous vous demandez quels sont les avantages et les inconvénients des logiciels de gestion des factures fournisseurs ? On peut dire que vous êtes tombé sur le bon article. Dans celui-ci, nous allons en effet vous en dire plus sur ce type de logiciel et sur son utilité de nos jours.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des factures fournisseurs concrètement ?
Pour le dire le plus simplement du monde, un logiciel de gestion des factures fournisseurs est un outil qui permet de simplifier et d’automatiser le traitement des factures reçues de vos fournisseurs. Vous pouvez cliquer ici afin de voir un exemple d’un soft assez populaire aujourd’hui. Ce qu’il faut retenir, c’est qu’il s’agit d’une solution qui s’intègre à votre système d’information comptable et financier, et qui vous permet dans les grandes lignes de :
- Réceptionner les factures fournisseurs sous différents formats (PDF…).
- Transmettre les factures validées au logiciel comptable pour le paiement.
- Archiver les factures dans un coffre-fort électronique sécurisé
- Répondre aux exigences concernant la conformité des factures (il faut notamment qu’elles obéissent à différents critères).
- etc.
N’y a-t-il que des avantages à passer par un logiciel de gestion des factures ?
Si on met de côté la question du coût initial ou de l’abonnement mensuel (formule plus courante à l’heure actuelle), il est difficile de trouver des désavantages à ce type de logiciels. Pas besoin donc de techniques marketing farfelues pour le conseiller ! Voici quelques avantages particulièrement intéressants :
- La rapidité : le logiciel permet de réduire les délais de traitement des factures, en évitant les saisies manuelles, les erreurs humaines, les pertes de documents…
- La traçabilité : il rend en effet possible le suivi de l’état d’avancement des factures, depuis leur réception jusqu’à leur paiement.
- La conformité : ce type de solution est ce qu’il y a de mieux pour respecter les obligations légales et fiscales liées aux factures fournisseurs.
