Dans notre travail quotidien, il est courant de se retrouver avec des fichiers contenant des contacts, des e-mails ou d’autres données similaires provenant de sources différentes. L’un des problèmes majeurs dans ce cas est d’identifier rapidement et facilement les éléments en double et de les supprimer. Dans cet article, nous vous présenterons deux options pour résoudre ce problème : la fonction RECHERCHEV (VLOOKUP) et la fonction EQUIV (MATCH).
Option 1 – La fonction RECHERCHEV
La première méthode consiste à utiliser la fonction RECHERCHEV dans Excel. Cette fonction permet de rechercher une valeur spécifique dans une table de valeurs et éventuellement de renvoyer un identifiant associé. Voici comment l’utiliser pour identifier et supprimer les doublons :
- Nommer préalablement la plage de recherche. Cela évite d’avoir à entrer manuellement une plage de données.
- Appliquer la fonction RECHERCHEV en suivant la syntaxe suivante : =RECHERCHEV(valeur_recherchée;tableau;meme_test). Par exemple : =RECHERCHEV(A2;$B$2 :$B$10000;FALSE)
- Analyser les résultats obtenus et déterminer quels éléments sont en double selon vos besoins.
Option 2 : La fonction EQUIV (MATCH)
La deuxième option est d’utiliser la fonction EQUIV, qui permet de rechercher des valeurs communes entre deux listes. Cette méthode est très simple à mettre en place :
- Placer les deux listes issues des fichiers Excel sur la même feuille Excel. Cela facilite la comparaison.
- Ajouter la formule =EQUIV en précisant les paramètres suivants : la valeur recherchée, la plage de recherche et le type de correspondance, par exemple : =EQUIV(A2;$B$2 :$B$10000;0)
- Récupérer une liste d’éléments en double avec leur position respective dans les deux listes.
- Copier le contenu des deux premières colonnes sur une autre feuille avec seulement des VALEURS, pour éviter d’utiliser à nouveau la formule de calcul.
- Trier la colonne B à l’aide de la formule adéquate.
- Supprimer les éléments portant des numéros, c’est-à-dire les doublons identifiés.
Conseils supplémentaires pour gérer les doublons
- Utilisez toujours un fichier de sauvegarde avant de supprimer définitivement les données en double, pour éviter toute perte involontaire d’informations cruciales.
- Nettoyez régulièrement vos données. Un entretien périodique peut vous permettre de prévenir l’apparition de nouveaux doublons.
- Standardisez vos données. La saisie de données uniformes et cohérentes permettra d’éviter les erreurs humaines et facilitera la recherche de doublons.
- Considérez l’utilisation d’outils tiers pour supprimer les doublons : il existe plusieurs extensions et add-ons qui peuvent vous aider à gérer et nettoyer les fichiers Excel avec plus de facilité.
En conclusion, la gestion des doublons entre deux fichiers Excel est une étape cruciale pour prévenir les problèmes liés aux informations redondantes ou erronées. Les fonctions RECHERCHEV et EQUIV vous offrent des méthodes simples et efficaces pour vérifier et éliminer les données en double, ce qui, à long terme, vous permet de gagner du temps et de maintenir une base de données propre.
